长期以来，在档案的收集、鉴定、保管、统计、利用工作中的一些经验和形式已被固定下来，成为档案工作的准则，目前的档案管理多是依赖经验进行。随着办公自动化、信息高速公路朝着网络化、智能化方向的发展，计算机技术在档案工作中应用范围的扩展，使电子文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质档案有所不同，档案工作的技术、方法发生的变化给档案管理部门传统的管理方法带来冲击。未来的档案工作将建立在混合媒体的基础上，实行电子档案与纸质档案结合管理。下面从电子文件的特点出发，对纸质档案和电子档案管理中存在的差异性作一比较，并对现代技术下的档案管理方法作一探讨。
一、电子档案的定义和特性
电子档案是由电子文件转换而来的。关于电子文件，目前我国的定义是：能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。
电子文件的归宿是电子档案，但不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存价值。所以，电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。
电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质都是形成者真实活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。但是电子档案在记录方式上有许多不同于其它载体档案的特性：
1、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。
2、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有"海量存储"之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
3、载体的多样性。传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小（16k、18k），但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样性。
4、信息共享性。传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了intetnet网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。
5、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。
通过分析电子档案的特性后，我们可以得出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上"信息高速公路"，实现异地远程调阅，给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等文面与传统的纸质档案有本质的不同。
二、电子档案与纸质档案管理方法不同
纸质档案的收集是文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。在计算机作为办公设备的情况下，电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷，案卷这一基本单位也不存在了。电子档案的接收工作比纸质档案来说更为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，从网络归档、移交，在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。
纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供一条线索。电子档案的整理方面，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。
三、电子档案与纸质档案的鉴定方法不同
纸质档案的价值鉴定，往往要进行多次，即分为资格审查、确定生存期和价值复审三个阶段，分为文件的价值鉴定（归档前的鉴定）即资格审查、确定保管期限，逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限，归档后档案的价值鉴定即价值复审，其显著特点是文件或档案形成后的鉴定。对电子文件来说，因为电子文件具有易逝性、易更改性，文件信息内容"转瞬即逝"，必须在文件形成之前就决定其是否需要保存及保存时间长短，因此，电子文件的鉴定必须在文件形成之初就开始进行，电子文件的鉴定需超前，电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定一样是对其保存价值的判断和预测，所不同的是判断过程要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，还需要对文件进行必要的技术分析，因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现，电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。鉴定程序：归档以前确定归档文件，并划分保管期限；档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定；对未进档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定其是否需要继续保存。
四、电子档案与纸质档案的库房管理方法不同
档案的保管一般来说是对已整理好并存放库房及其柜架中的档案进行的日常维护性的保护性管理，要维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；要保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的"自然寿命"。对于纸质档案的保护性管理是指档案的库房管理，它是档案整个管理工作的基础，传统档案的存储对象是纸张、磁带、胶卷等物理载体，这些载体存储信息量少，占用空间大，其库房管理要求有适宜的库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在百分50至百分60之间和有效的防护措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"防护性措施，电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。
从保护的时期来看 , 纸质档案是阶段保护 , 而电子档案则需要全程的保护管理。
五、电子档案与纸质档案的编目与检索方法不同
传统档案的编目是对案卷按年代和分类号逐卷进行卷内文件目录誊写，再写案卷目录，然后形成全引目录。检索则是手工查阅这些目录。电子档案案卷级目录消亡，增添了盘带目录这一新型目录。电子档案的每一件软盘、磁带、光盘都要按库房中排列顺序编号，并写标题简要说明各自贮存的内容或年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编成盘带目录，电子档案是全文在计算机上处理，可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索，文件级目录可省去。
六、电子档案与纸质档案利用方法不同
传统档案的利用是对档案文本的利用，档案载体是实体，具有相对的稳定性，纸质档案的文字有个人字迹特征，有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，利用途径通过提供档案原件，提供档案副本或复制品，提供档案信息加工品满足有关档案用户的利用需要，利用方式是档案的阅览服务、外借服务、展览与陈列服务、制发档案复本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务、档案咨询服务、电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用上不受时间和空间的限制，可以利用进入网络的开放档案，电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足利用者的各种需求。档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。由于它的易更改性和信息的共享性，要运用计算机的限读功能，反删改，反复制，反销毁功能，才能防止泄密，利用方式：可以向利用者提供复制有所需档案信息的磁盘、光盘等；从网上传输；通过电脑上的用户界面直接提供利用。
所以，只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，才能做好电子档案的管理，维护电子档案的安全，充分开发电子档案信息资源，使其在为两个文明服务建设中发挥独特的魅力。
二、档案保护的技术比较
传统纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀、对破损的纸张的修裱加固和对扩散字迹的恢复等方面下工夫 , 或进行一些必要的缩微、复印等复制工作。而且这些载体只要避开天灾人祸 , 遵守管理和保护的有关要求 , 就能达到长期保存。我们对纸质档案的保护有悠久的历史 , 形成了一套完整的管理体系 , 从技术上看已经比较稳定和相对成熟 , 需要做的是锦上添花的工作。
电子档案的保护包括对载体的实体保护、对计算机软、硬件支撑环境的保护 , 对电子档案逻辑内容的保护、相关背景信息和元数据的保护以及安全保护 , 等等。
电子档案存贮载体多为磁性和光学材料 , 其物理保护技术相对来说还是比较稳定和成熟的 , 和纸质档案有些相通之处。比如说 , 也需要防霉、防潮、防强光、防火灾、防水灾等等 , 但其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别。由于电子档案存储载体信息容量很大 , 档案的软盘、磁带及光盘的排架长度与占用空间都很小 , 所以它对保存场地的面积要求不高。但它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求比较高 , 需要对库房内温湿度进行严格的控制 , 并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施。比如要求有自动调温调湿设备、自动喷淋设备 , 甚至有自动监控设备等。
二、 电子档案与纸质档案的联系
两者联系在于：电子档案中的一部分内容是由传统意义上的档案经过数字化转化而来的。
两者区别在于：
1、电子档案是以全数字化形式存在的信息，而传统意义上档案则基本上以传统物理形式存在；
2、由于存在形式的不同，在形成档案之前的涉及的内涵属性不同。传统形成的纸质档案如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文档有条件地转化成可保存的原始档案就会涉及很多技术理论层面。
3、由于电子档案是以全数字化形式存在，人们自然可以对其在计算机、局域网及广域网上进行存储、共享、传递与利用；传统意义上的档案则因其基本上以物理形式存在而无法在计算机和网络上进行存储、共享、传递与利用。
4、电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。