一、收集  

了解部门职能职责，将平时在工作活动中形成的文字，图表，声像等材料完整地收集起来。  

二、 鉴定  

对收集的材料逐份鉴定，看是否属于部门文件材料的归档范围，不属归档范围的，可作参考资料保存，属于部门归档的文件材料，按照档案整理流程及要求逐一整理。  

三、 分类  

根据文件、图表的形成规律，将相互联系的文件材料、图表等组合在一起列为同一类别。  

四、 组卷  

组卷的具体做法：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。  

五、案卷及卷内文件的排列  

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列；

2、竣工图按专业、图号排列；  

3、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

六、卷内文件页号的编写  

1、卷内文件有书写内容的页面都要编写页号。  

2、页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页号编写在右下角，或标题栏外右下方；成套图样或印刷成册文件，不必再重新编写页号。案卷封面、卷内目录不编写页号。  

七、加盖档号章与档号的编写  

档号章盖在每件材料的右上角空白处。档号由三部分组成：项目代号+分类代号+案卷流水号，如：中国铁建〃国际城（ZGTJ〃GJC）+部门标准简称（如ZHB）+案卷流水号。  

八、卷内目录的编制

文件排列与编号之后，每份文件在卷内的位置已固定，为了便于文件利用，按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录的内容包括以下内容：  

1、序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号。正件与附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时视为一件。  

2、文件编号，填写文件文号或图样的图号。不能简写。没有文号或图号的文件，此栏不填写。  

3、责任者，填写文件形成部门或主要责任者。填写的责任者应是全称或标准简称。  

4、文件题名，填写标题的全称，不能简写。

5、日期，填写文件形成日期，格式为八位数，如“20110712”。

6、页数，页数的填写有几页填几页。  

7、备注，可填写该份文件的密级，如无密级则不填写。

九、档案盒  

档案盒一律采用无酸牛皮纸的科技档案盒，其规格为：310㎜×220㎜,厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部门根据需要统一规格相同的档案盒。

十、案卷封面和案卷脊背的编制

1、拟写案卷题名，即案卷标题，由三部分组成：

①项目的名称或代字、代号；②项目的专业、阶段的名称、代号；③项目文件的名称。  

2、立卷单位：填写档案的形成单位。

3、起止日期：填写案卷内项目文件形成的起止日期。具体的方法是通过查阅卷内目录，找到最早的一个时间，即为起日期；找到最晚的一个时间，即为止日期。  

4、保管期限：保管期限根据《文件材料归档范围和保管期限表》的规定划分，保管期限有永久、长期、短期（文书类有永久、30年、10年）三类。

5、密级：填写依据保密规定确定的卷内文件的最高密级，如无保密文件，则不填写。  

6、档号：把编写好的档号填在案卷封面上。

十一、填写案卷目录

案卷目录项目有序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注6项，根据档案盒和卷内目录内容逐一填写，装订成册，以便查阅。

十二、上架。

档案整理完毕后，根据盒号顺序依次放入档案密集架，便于查找利用。